Co składa się na udane wdrożenie ERP?

Wyścig technologiczny trwa w najlepsze. Udane wdrożenie ERP staje się kluczowym czynnikiem w osiągnięciu pożądanych rezultatów. Źle przeprowadzone wdrożenie może prowadzić do opóźnień, wzrostu kosztów, a nawet braku osiągnięcia oczekiwanych korzyści.

Fundamentalne znaczenie udanego wdrożenia ERP

Według Deloitte, udane wdrożenie technologii cyfrowych może pomóc przyspieszyć postęp w realizacji celów przedsiębiorstwa o 22%. Co sprawia, że udane wdrożenie jest tak ważne?

Wdrożenie nowej technologii może być znaczącą inwestycją dla organizacji i ważne jest, aby zapewnić, że ta inwestycja jest zmaksymalizowana. Zapewnienie udanego wdrożenia nowej technologii jest kluczem do tego, aby technologia przyniosła oczekiwane korzyści i wygenerowała pozytywny zwrot z inwestycji (ROI).

Pomyślne przyjęcie nowych technologii, które umożliwiają bardziej efektywną pracę, może dać organizacjom przewagę konkurencyjną, której potrzebują, aby stać się liderami rynku. Udane wdrożenie nowej technologii, która poprawia jakość obsługi, nieuchronnie prowadzi do zwiększenia zadowolenia klientów i pracowników.

Dzięki dostarczeniu nowych narzędzi i możliwości, organizacje mogą również realizować nowe pomysły i modele biznesowe, które wcześniej nie były możliwe.

Wyzwania z jakimi mierzymy się podczas wdrożenia ERP

Ale jak wszyscy wiemy, wdrażanie nowych technologii wiąże się z kilkoma wyzwaniami. Od oporu wobec zmian i braku budżetu po bezpieczeństwo, wiele czynników może stanąć na przeszkodzie.

Ludzie często są nieprzychylni zmianom, zwłaszcza jeśli są od lat przyzwyczajeni do pracy z istniejącymi narzędziami i procesami. McKinsey podaje, że 70% projektów zarządzania zmianą kończy się niepowodzeniem z powodu oporu pracowników.

Wdrażanie nowych technologii często wymaga specjalistycznej wiedzy, która może nie być dostępna we własnym zakresie. Badanie Harvey Nash/KPMG wykazało, że 67% liderów IT ma problemy ze znalezieniem talentów o odpowiednich umiejętnościach i wiedzy.

Nowa technologia nie zawsze może być kompatybilna z istniejącymi systemami, co może utrudniać jej wdrożenie. Może to być spowodowane brakiem funkcji integracyjnych między systemami lub skutecznym łączeniem danych. Jeśli wdrożenie nie jest realizowane z najwyższą starannością, może to prowadzić do rozłącznych przepływów pracy lub niedokładnych informacji w ramach infrastruktury.

Wdrożenie nowej technologii może być kosztowne, a organizacje muszą dokładnie rozważyć zwrot z inwestycji (ROI) przed podjęciem decyzji. Równie istotne są zagrożenia wynikające z kwestii bezpieczeństwa IT. Okres wdrażania może być czasem podwyższonej podatności na zagrożenia. Ponieważ w ciągu ostatnich trzech lat jedna na cztery firmy na świecie ucierpiała z powodu naruszenia danych, kluczowe jest zastosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa.

Przepis na udane wdrożenie ERP

1. Jasno określone cele są kluczowym elementem każdego udanego wdrożenia. To gwarancja, że wszyscy zaangażowani w proces wdrożenia pracują w tym samym celu. Kiedy wszyscy pracują na rzecz tego samego celu, łatwiej jest ustalić priorytety zadań i podejmować decyzje. Organizacje z silnym dopasowaniem celów projektu do strategii biznesowej mają o 38% wyższy wskaźnik sukcesu.
2. Bez solidnego planu osiągnięcie pożądanych rezultatów może być trudne. Kompleksowe planowanie obejmuje określenie kroków niezbędnych do osiągnięcia celów, wyznaczenie terminów i przypisanie odpowiedzialności. Planowanie powinno obejmować wszystkich interesariuszy, w tym działy IT i jednostki biznesowe. Powinno również określać potencjalne ryzyko i strategie łagodzenia jego skutków. Mając je na miejscu, łatwiej jest zidentyfikować potencjalne problemy i zająć się nimi, zanim staną się znaczącymi problemami. Pomaga to również zapobiegać nieporozumieniom i zapewnia, że wszyscy dążą do tego samego celu, co umożliwia bardziej efektywną pracę.
3. Ważne jest, aby zidentyfikować niezbędne zasoby na wczesnym etapie planowania i odpowiednio je rozdzielić. Bez nich osiągnięcie pożądanych rezultatów może być trudne. Gdy zasoby są ograniczone, istnieje ryzyko, że zadania będą opóźnione, a terminy niedotrzymane. Brak odpowiednich zasobów nie tylko wpływa na czas realizacji, ale także na jej jakość. Gdy zasoby są ograniczone, kuszące jest pójście na skróty przy wykonywaniu niektórych zadań, co znacząco wpływa na sposób realizacji wdrożenia.
4. Skuteczna komunikacja ma zasadnicze znaczenie dla informowania i angażowania zainteresowanych stron przez cały okres realizacji projektu. Powinna być ona dwukierunkowa, przejrzysta i terminowa. Regularne raporty z postępów i mechanizmy informacji zwrotnej mogą pomóc w rozwiązywaniu problemów i utrzymaniu wdrożenia na właściwym torze. Kiedy wszyscy są po tej samej stronie i komunikują się w jasny sposób, łatwiej jest zidentyfikować i skorygować wszelkie błędy lub nieporozumienia. Pomaga to również utrzymać zaangażowanie wszystkich. A kiedy pracownicy są zaangażowani, stają się bardziej wydajni. Badanie Gallupa wykazało, że wysoce zaangażowane jednostki biznesowe osiągają 14% różnicy w produktywności. To, z kolei, pomaga wszystkim dostać się na pokładzie, zwiększając wskaźnik sukcesu inicjatywy wdrożenia.
5. Skąd możesz wiedzieć, czy Twoje wdrożenie jest sukcesem, jeśli nie wiesz, jak przebiega? Regularne monitorowanie i ocena są konieczne, aby zapewnić, że wdrożenie osiąga pożądane wyniki. Metryki powinny być ustalone na początku i śledzone przez cały czas. Takie informowanie ułatwia również podejmowanie decyzji w oparciu o dowody. Kiedy dane są zbierane i analizowane przez cały czas trwania wdrożenia, można wykorzystać dostępne informacje do podjęcia decyzji o kolejnych krokach. Dodatkowo, można zidentyfikować obszary, które można poprawić i wprowadzić odpowiednie korekty.

Materiał przygotowany w oparciu o tekst: https://blog.ifs.com/2023/03/5-things-for-successful-implementation/