Systemy wspierające zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, nazywane oprogramowaniem klasy ERP, są częścią polskiego biznesu od 30 lat. W tym czasie nasz rodzimy krajobraz biznesowy przechodził znaczne przeobrażenia. Dziś tworzą go kolejne grupy kapitałowe, polskie przedsiębiorstwa dołączają do ponadnarodowych struktur, otwierane są kolejne oddziały światowych gigantów. Częścią porządkowania takich struktur często jest proces roll out’u oprogramowania wspierającego procesy zarządzania. Ten skomplikowany proces przenoszenia modeli na bazie jednego, wspólnego środowiska lub indywidualne modelowanie przy zachowaniu pełnej integracji sprawia, że zarządzający stają dziś przed licznymi wyzwaniami. Jednym z nich jest optymalizacja samego procesu zmiany, która zawsze jest dla organizacji sporym wyzwaniem.
Firmy, które uaktualniają swoje procesy biznesowe z nowym systemem ERP – niezależnie od tego czy to nowa wersja czy produkt innego dostawcy – muszą zmierzyć się z licznymi problemami. Ten ruch w kierunku zoptymalizowanego modelu własnych procesów biznesowych może napotkać na liczne utrudnienia – zarówno po stronie organizacyjnej, jak i informatycznej. W jakich obszarach można uniknąć komplikacji? Oto kilka naszych spostrzeżeń.
Uporządkowane procesy planowania
Każdy sprawnie przeprowadzony roll out systemu ERP musi opierać się na jasno sformułowanych celach oraz precyzyjne przeanalizowanych zasobach i możliwościach firmy. Ponieważ ERP dotyka wszystkich obszarów działalności organizacji, a często stanowi znaczący upgrade procesów biznesowych, jasny obraz firmy przed rozpoczęciem roll out’u oraz pełna świadomość, do jakiego stanu zmierzamy to podstawa sukcesu.
Zaufać konsultantom prowadzącym roll out ERP
Rollo ut systemu ERP to zdecydowanie najgorszy moment na podejmowanie wyzwania spod znaku #DoItYourself… Ze względu na złożoność zaangażowanych zasobów oraz zaplecza IT w realizację ERP, doświadczenie i najlepsze praktyki partnera wdrożeniowego będą mieć decydujący wpływ na przebieg roll out’u. Jak najszersze włączenie konsultantów zapewni, że nowy system będzie spełniał potrzeby firmy w możliwie najszerszym wymiarze.
Testowanie – gwarancja sukcesu roll out’u ERP
Testowanie wdrażanego systemu ERP to jeden z krytycznych procesów towarzyszących jego uruchamianiu. Poddajemy mu nie tylko samo oprogramowanie, ale również liczne zależności ze zewnętrznym rozwiązaniami czy środowiskiem pozostałych podmiotów w grupie.
Proces testowania ERP może obejmować testy funkcjonalne, testy wydajności, testy bezpieczeństwa i testy integracyjne. Złożony system z wieloma zależnościami oznacza, że pula potencjalnych kluczowych użytkowników, którzy w pełni rozumieją system jest mała. Dlatego w procesy testowania włączyć należy interdyscyplinarne zespoły kluczowych użytkowników.
Prościej zazwyczaj oznacza skuteczniej
Istnieje pokusa, aby w uruchamianym systemie ERP dopasowywać wszystkie istniejące procesy biznesowe poprzez wykorzystanie niestandardowego kodu. To zazwyczaj zwiastuje kłopoty w przyszłości. Podnoszenie poziomu skomplikowania będzie skutkował dodatkowymi problemami na poziomie utrzymania i spójności środowiska zarówno podczas roll out’u jak i w trakcie użytkowania.
Wybierając elastyczne rozwiązanie ERP w chmurze otrzymujemy znacznie więcej okazji, by w ramach roll out’u ERP dostosować procesy biznesowe do systemu, zamiast decydować się na czasochłonny i kosztochłonny etap tworzenia niestandardowego kodu.
