Procedura zgłoszeń wewnętrznych

DELEGATE IT

PROCEDURA

ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

I/09/2024

1. Postanowienia ogólne

Niniejsza „Procedura zgłoszeń wewnętrznych ” (dalej: Procedura) określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów naruszeń prawa, w Delegate IT Sp. z  o.o. z siedzibą w Stalowej Woli ul. Eugeniusza Kwiatkowskiego 1 , 37-450 Stalowa Wola (dalej: Pracodawca/Spółka).

2. Słownik terminów

Administrator danych – oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych. Administratorem danych jest Delegate IT Sp. z o.o., z siedzibą w Stalowej Woli ul. Eugeniusza Kwiatkowskiego 1, 37-450 Stalowa Wola;

Pracodawca / Spółka – Delegate IT Sp. z o.o., z siedzibą w Stalowej Woli ul. Eugeniusza Kwiatkowskiego 1, 37-450 Stalowa Wola;

Działania odwetowe – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

Działania następcze – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

Informacje o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym Sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym Sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

Informacja zwrotna – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

Sygnalista – jest to osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą;

Kontekst związany z pracą – obecne lub przyszłe działania związane z pracą, w ramach których – niezależnie od charakteru tych działań – osoby mogą uzyskać informacje na temat naruszeń i doświadczyć działań odwetowych w przypadku zgłoszenia takich informacji;

Nadużycie – działanie lub zaniechanie Pracownika lub Osoby trzeciej będące naruszeniem przepisów prawa lub regulacji wewnętrznych Spółki, które spowodowało lub może spowodować nieuzasadnioną szkodę Spółki lub grozić jej interesowi;

Naruszenie – działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa;

Wyznaczone Osoby – osoby posiadające formalne upoważnienie, uprawniające do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, do prowadzenia spraw Naruszeń na podstawie wydanej uchwały Zarządu Spółki /Administratora danych, Osoby Wyznaczone wchodzą w skład Zespołu.

Zespół – jest bezstronną wewnętrzną jednostką organizacyjną w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna, jeżeli zapewniają bezstronność.

Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga Sygnaliście
w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

Osoba powiązana z sygnalistą – osoba fizyczna, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym jest to współpracownik lub osoba najbliższa sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (tekst jednolity Dz. U. z 2024 r. poz. 17);

Osoba, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych – obejmuje: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, adres do kontaktu sygnalisty, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, datę zakończenia sprawy.

Zgłoszenie – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;

RODO – Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów

Zgłoszenie wewnętrzne – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie podmiotowi prawnemu informacji o naruszeniu prawa;

3. Cel i zakres Procedury

Celem Procedury jest:

a) stworzenie kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony  sygnalistów

b) poprawa społecznej percepcji (postrzegania) działań osób zgłaszających przypadki nieprawidłowości jako aktywności wątpliwej moralnie (donosicielstwo),

c) ochrona sygnalistów zgłaszających przypadki naruszenia prawa,

d) ochrona Spółki poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków nieprawidłowości,

propagowanie postawy obywatelskiej odpowiedzialności.

Procedura:

a) umożliwia jawne, poufne dokonywanie zgłoszeń,

b) gwarantuje rzetelne, obiektywne i terminowe sprawdzanie zgłoszeń,

c) zapewnia ochronę osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych.

Warunki objęcia sygnalistów ochroną wynikającą z niniejszej Procedury:

a) Sygnalista działa w dobrej wierze i przekazuje informacje prawdziwe;

b) w przypadku stwierdzenia nieprawdziwości przekazanych informacji lub braku dobrej wiary sygnalista nie podlega ochronie przewidzianej w tym dokumencie.

4. Odpowiedzialności i kompetencje

4.1 Za zapewnienie wdrożenia procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej Procedury odpowiada Zarząd Delegate IT Sp. z o.o.

4.2  Za wykonywanie zadań wynikających z Procedury odpowiada:

1. Zarząd Spółki, który aktywnie uczestniczy w realizacji niniejszej Procedury, w szczególności poprzez:
   • a) osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania naruszeniom prawa, w tym korupcji,
   • b) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,
   • c) zapewnienie środków finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania naruszeniom, ustalenie i podział kompetencji pomiędzy pracowników, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania naruszeniom;
   • d) zgłaszanie naruszeń właściwym organom.
2. Dział HR, sprawujący bezpośredni nadzór nad dokumentacją pracowniczą, w szczególności poprzez udokumentowane:
   • a) informowanie osób ubiegających się o pracę o funkcjonujących w Spółce zasadach postępowania w sprawach naruszeń, zgodnie z pkt 7.5 Procedury;
   • b) zapoznawanie nowo zatrudnionych pracowników z treścią Procedury przed rozpoczęciem współpracy; 
   • c) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom,
3. Wyznaczone Osoby realizują zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania naruszeniom, w szczególności poprzez:
   • a) przyjmowanie zgłoszeń,
   • b) prowadzenie rejestru zgłoszeń,
   • c) zapewnienie rozpatrzenia każdego zgłoszenia, tj. prowadzenie postępowań wyjaśniających, a także, w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy,
   • d) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osoby dokonującej zgłoszenia, w szczególności udzielenie odpowiedzi,
   • e) zapewnienie poufności osobie dokonującej zgłoszenia;
   • f) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych postępowań,
4. Kierownicy komórek organizacyjnych Spółki współpracują z Wyznaczonymi osobami
   w zakresie:
   • a) monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników,
   • b) wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu/sygnalizacji,
   • c) zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości;
5. Zespół powołany przez Zarząd Spółki (dalej zwany Zespołem), jest bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, jeżeli zapewniają bezstronność;
6. Pracownicy Spółki, w szczególności:
   • a) przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań,
   • b) dokonują analizy ryzyk i informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach,
   • c) na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości,
   • d) udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości,
   • e) w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach z klientem zewnętrznym prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu wszelkim nieprawidłowościom.

5. Zasady ogólne

1. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.
2. Sygnalista ma obowiązek działania w dobrej wierze.
3. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne                      z prawem lub mają na celu obejście prawa dotyczące:
   • 1. korupcji,
   • 2. zamówień publicznych,
   • 3. usług, produktów i rynków finansowych,
   • 4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
   • 5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
   • 6. bezpieczeństwa transportu,
   • 7. ochrony środowiska,
   • 8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
   • 9. bezpieczeństwa żywności i pasz,
   • 10. zdrowia i dobrostanu zwierząt,
   • 11. zdrowia publicznego,
   • 12. ochrony konsumentów,
   • 13. ochrony prywatności i danych osobowych,
   • 14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych.
4. Spółka może dodatkowo ustanowić zgłaszanie naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.
5. Zgłoszenia przyjmowane są w sposób pisemny lub ustny.
6. Zgłoszenia należy dokonywać
   • 1) w formie elektronicznej poprzez wysyłkę zgłoszenia na dedykowany adres e-mail;
   • 2) w formie ustnej za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej lub podczas osobistego spotkania
     z Wyznaczoną osobą.
   1. Zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
7. W przypadku Zgłoszeń pisemnych Sygnalista otrzymuje klauzulę informacyjną zgodną z art. 13 RODO, która jest przesyłana na adres e-mail Sygnalisty w postaci autorespondera.
8. W przypadku zgłoszeń ustnych klauzula zgodna art. 13 RODO przekazywana jest Sygnaliście podczas spotkania lub załączona do protokołu ze zgłoszenia.
9. W przypadku otrzymania zgłoszenia w sposób nieprzewidziany przez Procedurę Wyznaczone Osoby decyduje o kwalifikowalności zgłoszenia. Jeśli zgłoszenie ze względu na przedmiot zostanie uznane za istotne z punktu widzenia naruszenia prawa sposób postępowania realizowany jest zgodnie z Procedurą. W przypadku, jeśli zgłoszenie nie spełnia warunków przewidzianych w Procedurze zostaje odrzucone bez nadania mu dalszego biegu.
10. Spółka zapewnia, aby procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z tym przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiły uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniły ochronę poufności tożsamości Sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
11. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 1, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych.
12. Spółka nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych.
13. Dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
14. Zgłoszenie zawierać powinno w szczególności:
    • 1) dane osoby Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
    • 2) adres do kontaktu Sygnalisty
    • 3) datę dokonania zgłoszenia;
    • 4) opis nieprawidłowości oraz ich daty
15. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

6. Sposób postępowania

6.1 Przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego

6.1.1 Spółka nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych. Zgłoszenia przyjmowane są w sposób pisemny lub ustny.

6.1.2 Dane osobowe Sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.

6.1.3 Zgłoszenie należy dokonywać w postaci zgłoszeń pisemnych, w formie wiadomości elektronicznej wysłanej na adres e-mail: sygnalisci@delegate.pl. Do zgłoszenia można dodać załączniki będące dowodami w sprawie. Zgłoszenia odbierane są przez Wyznaczoną osobę, która posiada dostęp do skrzynki mailowej.

6.1.4 Zgłoszenia ustne za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej jest dokumentowane w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny jej przebieg, sporządzonego przez Wyznaczoną osobę.  Możliwe jest też zgłoszenie ustne podczas bezpośredniego spotkania z Wyznaczoną osobą. Spotkanie bezpośrednie jest przeprowadzane w warunkach zapewniających poufność, pomiędzy Sygnalistą, a Wyznaczoną osobą, w terminie uzgodnionym pomiędzy uczestnikami spotkania, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania przez Wyznaczoną osobę wniosku od Sygnalisty w tym przedmiocie. Spotkanie bezpośrednie podlega udokumentowaniu:

• a) poprzez nagranie rozmowy, umożliwiające jej wyszukanie, za wyraźną zgodą Sygnalisty lub
• b) za pomocą przygotowanego przez Wyznaczoną osobę dokładnego protokołu, który uczestnicy spotkania bezpośredniego mogą sprawdzić i poprawić, zatwierdzanego przez uczestników własnoręcznymi podpisami.

Zgłoszenie ustne, które nie podlega nagraniu, jest dokumentowane w formie protokołu z rozmowy.

Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

6.1.5 Zgłoszenie naruszenia prawa odbierane jest przez wyznaczone osoby, które decydują o kwalifikowalności zgłoszenia. Osoby te posiadają dostęp do dedykowanej skrzynki e-mail.

6.1.6 Osoby przyjmujące zgłoszenie naruszenia prawa mają obowiązek potwierdzenia Sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.  

6.1.7 Po wpłynięciu do Spółki zgłoszenia wewnętrznego należy wprowadzić działania następcze bez zbędnej zwłoki. 

6.1.8 Wszczęcie postępowania następuje z chwilą wpisania sprawy do Rejestru  Zgłoszeń Wewnętrznych. 

6.1.9 Wyznaczone Osoby  prowadzą Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych. Rejestr Zgłoszeń Wewnętrznych prowadzony jest w formie elektronicznej oraz w sposób gwarantujący ochronę danych osobowych Sygnalistów, osoby, której dotyczy zgłoszenie, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osoby powiązanej z Sygnalistą, dane osobowe osób, których dotyczy zgłoszenie naruszenia prawa. 

6.1.10 Przy rozpatrywaniu zgłoszeń obowiązuje zasada bezstronności. Każda ze stron (o ile możliwym jest ich identyfikacja przez prowadzącego postępowanie) ma możliwość zaprezentowania swojego stanowiska. 

6.1.11 Strony postępowania mają obowiązek przedstawić wnioski dowodowe i fakty mające znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. 

6.1.12 Postępowanie w sprawie naruszenia prawa powinno zostać zakończone w terminie 3 miesięcy od dokonania zgłoszenia, a z jego przebiegu oraz ustaleń prowadzący postępowanie zobowiązany jest sporządzić stosowny Raport. 

6.1.13 Jeśli osoby prowadzące postępowanie w sprawie naruszenia są innymi niż osoby wyznaczone przez Zarząd Spółki do obsługi naruszeń prawa to zobowiązane są do przekazania odpisu Raportu do osób wyznaczonych w celu dokonania odpowiedniej wzmianki w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych.

6.1.14 Jeżeli z Raportu wynika, że istnieje uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa, wyznaczone osoby po konsultacji z Zarządem Spółki zlecają przygotowanie zawiadomienie do właściwych organów ścigania przez Dział Prawny. 

6.1.15 Jeżeli Sygnalista w zgłoszeniu podał kontakt zwrotny, po przeprowadzonym postępowaniu należy kontaktować się z nim za pośrednictwem wskazanego adresu.  

6.1.16 W sprawie naruszenia prawa wyznaczone osoby zobowiązane są do przekazania Sygnaliście informacji zwrotnej zawierającej opis i powody podjętych działań następczych.

6.2 Wstępna analiza zgłoszenia

6.2.1 Po wpłynięciu zgłoszenia jest ono rozpatrywane zgodnie z zasadami określonymi
w Procedurze, o ile charakter i przedmiot zgłoszenia nie uzasadniają rozpatrzenia go w trybie przewidzianym odrębnymi regulacjami bądź przepisami prawa powszechnie obowiązującego.

6.2.2   Po otrzymaniu zgłoszenia Wyznaczone Osoby dokonują wstępnej analizy zgłoszenia pod kątem tego, czy informacje w nim zawarte umożliwiają rozpatrzenie zasadności zgłoszenia, a gdy zajdzie taka potrzeba, kontaktuje się z osobą dokonującą zgłoszenia, o ile jest to możliwe.

6.2.3 Wyznaczone Osoby po zasięgnięciu opinii Zespołu mogą podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy:

1. zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne,
2. niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania wyjaśniającego.

O decyzji zostaje poinformowany Zarząd.

6.2.4  Gdy zgłoszenie dotyczy Członka Zarządy Spółki  lub innej osoby pełniącej funkcję kierownicze o decyzji, o której mowa w pkt. 6.2.3 powyżej Wyznaczone Osoby niezwłocznie informują Radę Nadzorczą  podając przyczyny odstąpienia od rozpatrzenia zgłoszenia.

6.2.5  Jeżeli zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie weryfikacji jego zasadności, a ponadto według opisu zgłoszenia zachodzi prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości, następuje wszczęcie postępowania wyjaśniającego.

6.2.6 Wyznaczone Osoby po konsultacji z Zespołem mogą rozważyć zaangażowanie
w postępowaniu wyjaśniającym przedstawicieli innych komórek organizacyjnych Spółki lub niezależnego konsultanta o ile,  w ocenie Zespołu wiedza i doświadczenie takich osób mogą być niezbędne w procedowaniu zgłoszenia.

6.2.7 Członkiem Zespołu nie może być osoba, której dotyczy zgłoszenie, osoba będąca bezpośrednim przełożonym osoby dokonującej zgłoszenie.

6.2.8   W sytuacji, gdy w ocenie członka Zespołu zaistnieją okoliczności, które mogą rzutować na jego bezstronność w ocenie zgłoszenia, może on zawnioskować do Zarządu Spółki  
o wyłączenie z prac Zespołu w prowadzonym postępowaniu wyjaśniającym.

6.3 Rozpatrywanie zgłoszenia

6.3.1 Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jej tożsamości stanie się konieczne, np. w razie wszczęcia postępowania karnego.

6.3.2 Zespół rozpatruje zgłoszenie, podejmuje działania następcze. W terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia Sygnaliście otrzymania zgłoszenia, a w razie nieprzekazania potwierdzenia w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia Sygnalista jest informowany o planowanych lub podjętych działaniach następczych i powodach tych działań.

6.3.3 Zespół dokonuje weryfikacji zasadności zgłoszenia w postępowaniu wyjaśniającym w oparciu o obowiązujące w Spółce regulacje wewnętrzne oraz informacje uzyskane od komórek organizacyjnych Spółki z uwzględnieniem rodzaju i charakteru zgłoszenia oraz zastrzeżeniem zachowania zasad poufności. Postępowanie wyjaśniające jest prowadzone w sposób uczciwy i bezstronny.

6.3.4 W przypadku, gdy zajdzie taka konieczność, Zespół może wzywać na posiedzenie pracowników lub współpracowników, którzy mogą mieć związek lub jakąkolwiek wiedzę w zakresie zgłoszenia, lub Sygnalistę, w celu złożenia wyjaśnień. Na wniosek Zespołu wszyscy pracownicy mają obowiązek stawić się na posiedzeniu oraz udostępnić dokumenty i udzielać niezbędnych informacji w celu ustalenia wszystkich okoliczności zasadności zgłoszenia.

6.3.5 Posiedzenia Zespołu są każdorazowo utrwalone w formie notatki służbowej. Wyjaśnienia składane przez wezwane osoby utrwalone są w formie protokołu. Ustalenia z przebiegu posiedzenia Zespołu mogą być zatwierdzane za pośrednictwem poczty służbowej.

6.3.6 Po ustaleniu stanu faktycznego Zespół podejmuje decyzje co do zasadności zgłoszenia, a w przypadku zgłoszeń zasadnych również wydaje rekomendację o stosownych działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do pracownika lub współpracownika, który dopuścił się naruszenia oraz rekomendację możliwych działań zapobiegawczych mających na celu wyeliminowania podobnych do opisanych w zgłoszeniu naruszeń w przyszłości.

6.3.7 W przypadku braku jednomyślności wnioski końcowe Zespołu zapadają zwykłą większością głosów, a w przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego Zespołu, który głosuje jako ostatni.

6.3.8 Uzgodnione przez Zespół wnioski końcowe zawierają w szczególności opis stanu faktycznego, decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz w sytuacji zgłoszeń uznanych za zasadne rekomendację stosownych działań następczych i zapobiegawczych.

6.3.9 W sytuacji, gdy zgłoszenie dotyczy członka Zarządu Spółki przewodniczący Zespołu przekazuje końcowy protokół radzie nadzorczej Spółki, który ma możliwość odniesienia się do ustaleń o czym informuje przewodniczącego Zespołu..

6.3.10 W przypadku pozytywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia przewodniczący Zespołu:

1. przekazuje informacje o wyniku postępowania wyjaśniającego
2. w terminie do 7 dni roboczych od przekazanie informacji, o której mowa w podpunkcie 1) powyżej, informuje pracownika, któremu zarzuca się dokonanie naruszenia, o dokonanym zgłoszeniu oraz przeprowadzonej weryfikacji zgłoszenia.

6.3.11 W przypadku negatywnej weryfikacji zasadności zgłoszenia i oddalenia podejrzeń w nim zawartych przewodniczący Zespołu przekazuje niezwłocznie Sygnaliście oraz pracownikowi bądź członkowi zarządu, któremu zarzucano dokonanie naruszenia, informację o dokonanym zgłoszeniu oraz o przeprowadzonej weryfikacji zgłoszenia. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczyło członka zarządu Spółki informację o zakończonym postępowaniu wyjaśniającym oraz jego wyniku przekazuje się do  rady nadzorczej Spółki.

6.3.12 Jeśli zgłoszenie jest nieprawidłowe lub nie zostało zgłoszone w dobrej wierze Sygnalista nie podlega ochronie i nie stosuje się względem niego przepisów w zakresie zakazu działań odwetowych

6.4 Prowadzenie rejestru zgłoszeń  wewnętrznych

6.4.1 Każde przyjęcie zgłoszenia podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, które jest prowadzone w postaci pliku Excel umieszczonym na dysku z ściśle nadzorowanym dostępem.

6.4.2   Za prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych odpowiadają Wyznaczone Osoby.

6.4.3   Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera co najmniej:

1. numer zgłoszenia;
2. przedmiot naruszenia prawa;
3. dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4. adres do kontaktu Sygnalisty;
5. datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego;
6. informację o podjętych działaniach następczych;
7. datę zakończenia sprawy.

6.4.4 Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

6.5 Ochrona danych osób dokonujących zgłoszenie wewnętrzne

6.5.1 Ochronie podlegają osoby, które dokonały zgłoszenia i osoby, które pomagały w dokonaniu zgłoszenia, jeśli działały w dobrej wierze, tj. na podstawie uzasadnionego podejrzenia mającego podstawę w posiadanych informacjach, które obiektywnie uprawdopodobniają zgłaszane nieprawidłowości.

6.5.2 Osoby, o których mowa w pkt. 6.5.1 podlegają ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

6.5.3 Sygnaliście oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników.

6.5.4 Zapewniając ochronę, o której mowa w pkt. 6.5.3 pracodawca, w szczególności:

1. podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, z zastrzeżeniem pkt. 6.5.1;
2. doprowadza do ukarania, zgodnie z Regulaminem pracy pracowników, którym udowodnione zostało podejmowanie jakichkolwiek działań represyjnych i odwetowych względem osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia;

6.5.5 W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia osoba kierująca komórką kadrową zobowiązana jest poinformować osobę wykonującą w Urzędzie czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy, celem zatrzymania tych działań.

6.5.6 Działania, o których mowa w pkt. 6.5.4 podpunkt 1) obejmują przede wszystkim:

1. ograniczenie dostępu do informacji wyłącznie dla osób uprawnionych w ramach postępowania wyjaśniającego, a także procesu zapewnienia ochrony osobie dokonującej zgłoszenia oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,
2. nadanie pisemnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych pracownikom dopuszczonym do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań naprawczych,
3. odebranie od osób uprawnionych do dostępu do informacji, pisemnych oświadczeń o zobowiązaniu do zachowania w poufności informacji pozyskanych w postępowaniu wyjaśniającym lub w procesie ochrony osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia,

6.5.7 Dane Sygnalisty będą zachowane w tajemnicy i nie będą ujawniane, chyba że ujawnienia wymagają przepisy prawa albo Sygnalista nie sprzeciwił się ujawnieniu danych osobowych, albo Sygnalista nie spełnia ustawowych warunków objęcia go ochroną.

6.5.8 Sygnalista oraz osoby, którym zgłoszono Naruszenie, zobowiązani są zachować w tajemnicy informacje zawarte w zgłoszeniu oraz inne informacje, które w toku postępowania mogły zostać ujawnione. Zachowanie tajemnicy nie będzie obowiązywać, gdy jest sprzeczne z przepisami prawa.

6.6  Zakaz działań odwetowych

6.6.1 W Spółce obowiązuje zakaz podejmowania Działań Odwetowych w stosunku do Sygnalisty, który zgłosił Naruszenie oraz w odniesieniu do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z Sygnalistą, jeżeli również są Pracownikami Spółki.

6.6.2 Sygnaliście przysługuje ochrona, o ile:

1. Naruszenie nie godzi wyłącznie w prawa Sygnalisty lub zgłoszenie naruszenia prawa nie następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego;
2. działał w uzasadnionym przekonaniu, iż ujawniane fakty są prawdziwe i stanowią o naruszeniu prawa;
3. nie dokonał zgłoszenia ze względu na osobiste pobudki bądź w celu osiągnięcia korzyści;
4. zgłoszenie Naruszenia było uzasadnione ze względu na całość ujawnionych faktów i okoliczności.

6.6.3 Ochrona Sygnalisty obejmuje m.in. następujące formy niekorzystnego traktowania:

1) odmowę nawiązania stosunku pracy;

2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;

3) nie zawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;

5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;

6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;

7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;

8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;

10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;

12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;

14) mobbingu;

15) dyskryminacji;

16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;

17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;

21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.;

6.6.6 W Spółce chroni się Sygnalistów przed dyskryminacją, szykanami czy innymi formami Działań Odwetowych w związku z wykryciem Naruszeń, będących następstwem zgłoszenia.

6.6.7 Wyznaczone Osoby  monitorują sytuację Sygnalisty minimum przez cały okres ochrony lub dłuższy, jeśli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy. Wyznaczone Osoby posiadają uprawnienie do skontrolowania w dowolnym czasie, czy Sygnalista nie został poddany Działaniom Odwetowym.

6.6.8 Osoba, która odmówiła uczestniczenia w Naruszeniu lub wspomagała ujawnienie Naruszenia, m.in. poprzez dostarczenie informacji Sygnaliście, bądź poprzez złożenie stosownych wyjaśnień, podlega ochronie w takim samym zakresie, co Sygnalista.

6.6.9 Sygnalista, jeśli złamał przepisy powszechnie obowiązującego prawa, bądź działał na szkodę Spółki nie może zostać zwolniony z odpowiedzialności za stwierdzone Naruszenie.

6.6.10 Jeżeli Sygnalista ujawnił Naruszenie, w którym sam brał udział, fakt zgłoszenia jest brany pod uwagę jako czynnik łagodzący przy podejmowaniu decyzji o ewentualnych działaniach dyscyplinarnych.

6.6.11 W odniesieniu do powyższego, w sytuacji złamania prawa, fakt ten zostanie zgłoszony organom ścigania, a Sygnaliście nie będzie przysługiwała ochrona zdefiniowana w niniejszym rozdziale.

6.6.12 Nadużycie Procedury, szczególnie w celu osiągnięcia osobistych korzyści, jest nie tylko naganne, ale też może skutkować wszczęciem postępowania dyscyplinarnego lub postepowania karnego.

6.6.13 Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia.

6.7 Zgłoszenia zewnętrzne

6.7.1 Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

6.7.2 Organem centralnym jest Rzecznik Praw Obywatelskich.

6.7.3 Organem publicznym przyjmującym zgłoszenia w zakresie zasad konkurencji i ochrony konsumentów jest Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

6.7.4 Organami publicznymi są także inne organy przyjmujące zgłoszenia zewnętrzne dotyczące naruszeń w dziedzinach należących do zakresu działania tych organów.

7. Postanowienia końcowe

7.1 Osoby/komórki organizacyjne upoważnione do podejmowania Działań Następczych Wyznaczone Osoby będą dokładały należytej staranności, aby postepowania w sprawach o Naruszenie były prowadzone tylko przez czas niezbędny do rzetelnego i obiektywnego ich wyjaśnienia.

7.2 Sygnalista dokonujący zgłoszenia wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło podlega karą określonym w Ustawie, tj. podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do dwóch lat.

7.3 Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od Sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

7.4 Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osobom wykonującym pracę w sposób przyjęty w Spółce.

7.5 Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług Spółka przekazuje informację o Procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

7.6 Spółka regularnie weryfikuje czy w związku z otrzymanym Zgłoszeniem nie przetwarza danych, które są nadmiarowe w stosunku do celu przetwarzania. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

7.7 W sprawach nieuregulowanych niniejszą Procedurą zastosowanie mają odpowiednie przepisy Kodeksu pracy, Kodeksu postępowania karnego i Kodeksu karnego oraz ustawa o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024r. (Dz. U. 2004r. poz. 928).

8.   Załączniki

Załącznik nr 1 – Klauzula informacyjna zgodna z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

Załącznik nr 2 – Klauzula informacyjna zgodna z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego
i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE

Załącznik nr 3  – Protokół z ustnego zgłoszenia naruszenia zgodnie z procedurą zgłoszeń wewnętrznych w Delegate IT sp. z o.o.

Załącznik nr 4  – Oświadczenie o zapoznaniu się z procedurą zgłoszeń wewnętrznych obowiązujących

w Delegate IT Sp. z o.o.

Załącznik nr 1

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako RODO), informuje, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w zawiązku ze zgłoszeniem naruszenia prawa jest Delegate IT Sp. z o.o. (dalej zwany ADO).
2. Pani/Pana dane osobowe pozyskaliśmy bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą w otrzymanym zgłoszeniu naruszenia prawa.
3. ADO umożliwia kontakt za pomocą adresu e-maila: sygnalisci@delegate.pl,  za pomocą telefonu: 508 009 635 lub 697 410 659, drogą pocztową: ul. Eugeniusza Kwiatkowskiego 1 , 37-450 Stalowa Wola.
4. ADO powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym kontakt możliwy jest za pomocą adresu e-mail: rodo@delegate.pl bądź bezpośrednio w siedzibie Spółki.  
   • 1. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest wypełnianie obowiązków prawnych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w związku z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów Dz. U. z 2024 r., poz. 928) ciążących na Administratorze danych na podstawie przepisów prawa.
   • 2. Celem zbierania danych osobowych jest:
     • a) podjęcia działań związanych z ustaleniem, czy będące przedmiotem zgłoszenia działanie lub zaniechanie stanowi rzeczywiste lub potencjalne naruszenie przepisów ustawy o samorządzie gminnym, ustawy prawo zamówień publicznych, procedur antymobbingowych oraz innych przepisów obowiązującego prawa,
     • b) wykonania wobec zgłoszenia czynności, o których mowa w Procedurze zgłoszeń wewnętrznych
       • pozostawić bez rozpatrzenia,
       • przekazać do rozpatrzenia,
       • przygotować do przekazania do organów ścigania.
   • 3. W przypadku zgłoszenia naruszenia prawa w formie ustnej, Pani/Pana dane osobowe w zakresie głosu mogą być przetwarzane w formie zapisu dźwięku za pośrednictwem urządzenia nagrywającego w celu przeprowadzenia postepowania wyjaśniającego i przygotowania protokołu przez osobę prowadzącą postepowanie wyjaśniające na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, uzasadnionego interesu jakim jest prawidłowość i rzetelność prowadzonych działań następczych, mając szczególnie na względzie ochronę danych osobowych sygnalisty, świadków oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
   • 4. Kategoria przetwarzanych danych to: imię/imiona i nazwiska, nr telefonu, adres e-mail, adres, inne dane wskazane w zgłoszeniu naruszenia/nieprawidłowości.
5. Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne. Bez podania danych zgłoszenie także zostanie rozpatrzone.
6. Dane osobowe będą przekazywane wyłączenie osobom upoważnionym, w określonych sytuacjach mogą być przekazana podmiotom/osobom/organom uprawnionym w zakresie i na zasadach określonych przepisami prawa. 
7. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej. 
8. Dane osobowe przekazane nam w zgłoszeniu naruszenia prawa będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Dane nie będą przechowywane dłużej niż przez czas prowadzonego postępowania sądowego, na potrzeby którego wymagane jest udostępnienie dokumentów z przeprowadzonego postępowania w sprawie naruszenia.
9. Przysługuje Pani/Panu prawo:  
   • a) dostępu do Danych Osobowych dotyczących tej osoby stosownie do brzmienia art. 15 Rozporządzenia,  
   • b) do sprostowania Danych Osobowych stosownie do brzmienia art. 16 Rozporządzenia,  
   • c) żądania od administratora ograniczenia przetwarzania Danych Osobowych stosownie do brzmienia art. 18 Rozporządzenia, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 Rozporządzenia,
   • d) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących tej osoby narusza przepisy Rozporządzenia;  
   • e) do usunięcia danych, stosownie do brzmienia art. 17 Rozporządzenia w przypadku, kiedy dane były przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia i nie są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
10. Nie przysługuje Pani/Panu prawo:
    • a. do przenoszenia Danych Osobowych, o którym mowa w art. 20 Rozporządzenia,  
    • b. c. sprzeciwu, wobec przetwarzania Danych Osobowych w oparciu o treść art. 21 Rozporządzenia, gdyż podstawą prawną przetwarzania Danych Osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia. 

Załącznik nr 2

Klauzula informacyjna – wzór dla osób wskazanych w zgłoszeniu

Zgodnie z art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako RODO), informuje, iż:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w zawiązku ze zgłoszeniem naruszenia prawa jest Delegate IT Sp. z o.o. (dalej zwany ADO).
2. ADO umożliwia kontakt za pomocą adresu e-maila: sygnalisci@delegate.pl,  za pomocą telefonu: 508 009 635, 697 410 659, drogą pocztową: ul. Eugeniusza Kwiatkowskiego 1 , 37-450 Stalowa Wola.
3. ADO powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym kontakt możliwy jest za pomocą adresu e-mail: rodo@delegate.pl bądź bezpośrednio w siedzibie Spółki.  
4. Pani/Pana dane osobowe pozyskaliśmy w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa jakie wpłynęło do ADO.
5. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest wypełnianie obowiązków prawnych (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO) ciążących na Administratorze danych na podstawie przepisów prawa oraz na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (DZ. U. 2024 poz. 928); .
6. Pani/Pana dane będą przetwarzane w celu podjęcia działań związanych ze zgłoszeniem naruszenia prawa jakie wpłynęło do ADO.
7. Kategoria przetwarzanych danych to: imię/imiona i nazwiska, dane kontaktowe, inne dane wskazane w zgłoszeniu naruszenia prawa.
8. Dane osobowe będą przekazywane wyłączenie osobom upoważnionym, w określonych sytuacjach mogą być przekazana podmiotom/osobom/organom uprawnionym w zakresie i na zasadach określonych przepisami prawa.
9. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
10. Dane osobowe przekazane nam w zgłoszeniu naruszenia będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
11. Przysługuje Pani/Panu prawo: 

a.    dostępu do Danych Osobowych dotyczących tej osoby stosownie do brzmienia art. 15 Rozporządzenia, 

b.     do sprostowania Danych Osobowych stosownie do brzmienia art. 16 Rozporządzenia, 

c.      żądania od administratora ograniczenia przetwarzania Danych Osobowych stosownie do brzmienia art. 18 Rozporządzenia, z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 Rozporządzenia, 

d.     prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących tej osoby narusza przepisy Rozporządzenia; 

e.     do usunięcia danych, stosownie do brzmienia art. 17 Rozporządzenia w przypadku, kiedy dane były przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia i nie są niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

13.      Nie przysługuje Pani/Panu prawo:

a.     do przenoszenia Danych Osobowych, o którym mowa w art. 20 Rozporządzenia,

b.  sprzeciwu, wobec przetwarzania Danych Osobowych w oparciu o treść art. 21 Rozporządzenia, gdyż podstawą prawną przetwarzania Danych Osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia.