Faktura papierowa powoli odchodzi do lamusa. Zastępują ją kolejne formy faktur elektronicznych. Najnowszym formatem jest faktura ustrukturyzowana, stanowiąca integralną część Krajowego Systemu e-Faktur. To dobrowolne w tym roku rozwiązanie stanie się obligatoryjne dla znacznej części polskich przedsiębiorców z początkiem 2024 roku.
Podstawa prawna wprowadzająca pojęcie faktury ustrukturyzowanej
To nowe pojęcie wprowadzone zostało Ustawą z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2076), wprowadzono zmiany do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.) – zwanej dalej:
„ustawą”, w zakresie utworzenia Krajowego Systemu e-Faktur (zwanego dalej: „KSeF”).
Ustawa zmieniająca wprowadza możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jako
jednej z dopuszczanych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie
występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Faktura ustrukturyzowana wystawiona wyłącznie w KSeF
Przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z
przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu KSeF za pomocą
oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu
elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności
podmiotów realizujących zadania publiczne
.
Istotne jest więc także, aby nabywca otrzymał fakturę w KSeF. Jeżeli faktura zostanie wystawiona poza KSeF i przekazana klientowi w jakikolwiek inny sposób, nie będzie ona mogła trafić po tym fakcie do systemu, ponieważ w obrocie prawnym istnieje już prawidłowo wystawiona faktura.
W strukturze FA(1) nie jest przewidziane pole zawierające numer KSeF faktury
ustrukturyzowanej (za wyjątkiem pola NrKSeFFaKorygowanej, wypełnianego w przypadku
wystawienia faktury korygującej). Numer ten generowany jest automatycznie przez KSeF i jest
zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO).
Czy faktura ustrukturyzowana wystawiana w KSeF?
Fakturę ustrukturyzowaną można wystawić bezpośrednio w użytkowanym oprogramowaniu finansowo-księgowym, jeśli dokonane w nim zostały modyfikacje integrujące z KSeF poprzez API. Ministerstwo Finansów udostępni także bezpłatne narzędzia, za pomocą których możliwe będzie wystawienie faktury ustrukturyzowanej. Nie oznacza to jednak, że kupujący nie może otrzymać jej, po przekazaniu do KSeF, w innej formie – np. faktury papierowej czy elektronicznej w postaci załącznika do korespondencji e-mail.
W przypadku konieczności wystawienia faktury korygującej – faktura ustrukturyzowana
wystawiona w KSeF może być skorygowana wyłącznie fakturą korygującą w postaci
ustrukturyzowanej. Faktura korygująca wystawiona w KSeF powinna zawierać numer KSeF
faktury pierwotnej (pole NrKSeFFaKorygowanej). Faktura pierwotna wystawiona poza KSeF
nie może zostać skorygowana w ramach KSeF.
Dokumenty wyłączone z KSeF
Przepisy nie uwzględniają możliwości wystawiania w ramach KSeF takich dokumentów jak:
- Nota korygująca
- Duplikat faktury
- Faktury niezgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej
Przypadki kiedy odrębne przypisy dopuszczają do wystawienia faktury bez któregoś z elementów zawartych w strukturze faktury usytematyzowanej - Faktura wystawiona przy użyciu kasy rejestrującej
- Faktury VAT RR
- Faktury pro forma
- Faktury usystematyzowanej zgodnie z przepisami o zamówieniach publicznych
Co jeszcze warto wiedzieć o fakturze usystematyzowanej KSeF?
Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca
roku, w którym zostały wystawione. Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zatem
zastosowania przepisy dotyczące przechowywania i archiwizacji faktur, o których mowa w art.
112 i art. 112a ustawy. Przepisy dopuszczają możliwość przechowywania tych dokumentów dłużej – już poza KSeF jeśli wymagają tego odrębne przepisy.
Podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane są zwolnieni z obowiązku przesyłania na
żądanie organów podatkowych struktury logicznej JPK_FA, w zakresie obejmującym tego typu
faktury. Dane te będą dostępne dla organów podatkowych w KSeF.